为进一步做好学院物资采购工作，强化管理和规范程序，结合学院实际，制定本办法。
1、为了进一步规范学院物资和服务采购工作，提高资金使用效益，保证采购质量，根据《西北农林科技大学货物和服务采购管理办法》（校财发〔2025〕27号）文件精神，规范学院物资采购管理工作，提高采购工作效率，降低采购成本，保证采购质量，结合学院实际，特制定本办法。
2、物资采购种类及范围：政府集中采购目录及标准之外的仪器设备、办公家具、实验耗材、软件与技术服务、被服、图书、标本模型、陈列等。
3、采购活动应严格控制在采购计划审核范围之内，不得随意更改，不得随意增加采购数量和采购品种。
一、组织机构
学院成立物资采购工作组，工作组在学校物资采购领导小组领导下负责学院货物和服务采购工作。
（一）人员组成
组长：院长
副组长：主管国资工作的学院领导
成员：院领导、系主任、办公室主任、实验室主任、
国资员、专家教授代表、教职工代表
监督员：党委纪检委员、党委副书记
（二）主要职责
1.负责组织学院采购项目的立项审查和可行性论证；
2.负责学校授权限额内项目的审批和实施；
3.负责学校物资采购领导小组授权项目的采购；
4.选派专家或代表参与相关项目的论证和采购工作。
5.负责组织采购项目的验收工作和采购相关的资料的归档工作。
二、采购方式与工作程序
1. 使用事业费、设备费、专项建设费、自筹经费等采购金额2万元（不含2万元）以下的货物或服务，由采购人按要求提出申请，经主管国资工作的学院领导审批后，由经费审批人按照程序审批购买；2-5万元（不含5万元）的货物或服务，由采购人按要求提出申请，经院长审批，由经费审批人组织3-5人的专家小组按相关程序和要求组织采购；5万元以上（非常规性采购）的货物或服务经学院党政联席会议研究后，由采购工作组组织采购。
使用科研、推广经费采购金额2万元（不含2万元）以下，由经费负责人自行按需采购；2-5万元（不含5万元），由经费负责人担任组长, 组织3-5人的专家小组，按相关程序和要求组织采购；5万元以上，经费负责人提出项目采购计划，经主管科研工作的院领导审批后，报学院物资采购领导小组，进行采购。
2.学院按照采购资金额度的大小和实际情况可分别提出采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价竞标、商务关系续存等六种采购方式。根据学院物资采购领导小组授权，还可采取以下采购形式：①组织市场调研，形成考察报告，提交学院物资采购领导小组会议审定，授权使用系（室）招标采购；②询价直采。
3.需要采购工作组织采购的，采购项目负责人原则上提前2周将采购申请（包括经费来源、拟订货物、货物详细参数、已调研情况等）报学院党政综合办公室。经学院物资采购工作组相关人员审核签字同意后，按程序采购。
4.对需要重复采购的项目可采取续标的采购方式。续标是为满足使用的紧急需求，根据近一年的采购记录，按照历史最优采购标准和整体对学院有利的原则跟单采购。
5.货物和服务采购过程中形成的档案资料必须规范，各项内容要真实、准确、完整，做到全程留痕可追溯。主要有：“采购申请”、“采购清单（规格型号数量等）”、“采购文件”、“成交（中标）公告”、“成交（中标）通知书”、“会议纪要”、“评标报告”、“采购合同”、“验收申请”及“验收报告”等。
6.为保障学院的合法权益，所有采购（一次性结清低于壹万元的小额零星采购除外）均需签订合同。合同签订按照《中华人民共和国合同法》和学校合同管理的有关规定执行。
7.货物和服务到货安装或实施完毕后，由供应商提出验收申请。
8.整个采购须在采购监督员的监督下公开进行。
三、纪律监督和问责
1.学院物资采购工作组成员要严格遵守评标有关规定，以严肃认真的态度和高度的责任心认真履行评标职责，主动严格执行回避制度，并接受监督检查。必须遵守国家的法律法规和学校的有关规章制度，不得收受投标人的财物或其他好处，不得泄露采购工作的相关情况和资料，不得违反采购工作程序和集体采购原则。
2.物资采购工作组成员接受学院师生的监督检查。学院主管领导对合同履行情况有责任进行监督，发现违反合同约定的行为应及时向学院负责人及国有资产管理处汇报，拒付货款。
3.学院物资采购工作组监督员负责对采购工作全过程进行监督检查，主要监督有关采购的法律法规和学校相关制度的执行情况，采购的范围、方式和程序的执行情况；采购工作相关人员的行为规范。
4.任何单位和个人均有权对学院货物和服务采购活动中的违规违纪行为进行质疑、投诉。学院货物和服务采购监督小组应对受理的质疑、投诉认真查处，及时回复。
5.对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者，将严肃问责，并依纪依规给予党纪政纪处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。
四、相关说明与要求
1.本办法所称货物采购为单项或批量在10万元以下的物资和服务项目，其中纳入政府集采目录的须按相关要求执行政府集中采购。
2.凡在规定采购限额标准内的，须按照本办法进行学院集中采购，任何个人不得将应学院集中采购的项目化整为零或以其他方式规避学院集中采购。
3.纳入学校预算管理的经费（事业费、设备费、科研费、科技推广费、专项建设费、自筹经费等）采购货物和服务的，均适用本办法。
4.学院物资设备采购档案由国资员负责存档。所有相关档案采购完成后要交回国资员处，包括“立项审批报告”、“采购计划表”、“招标会议记要”、“采购合同”、“申购单”等。
5.学院预算经费的物资设备保修期内的维修和调换事宜由使用部门或项目负责人操作实施，因设备质量、技术指标或到货期等原因与供应商产生的纠纷由学院负责组织协商解决，使用部门、技术指标负责人共同参与；科研、推广经费采购的物资设备产生以上问题，由经费负责人协商解决。
6.各项采购活动要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则。招标活动应符合国家有关法律、法规。
7.本办法与学校相关规章制度不一致时，以学校相关规章制度为准。
8.本办法自发布之日起施行，由学院党政综合办公室负责解释。